Skrócenie tygodnia pracy o jeden dzień brzmi jak marzenie? Z perspektywy pracownika na pewno… Badania dowodzą, że to nie tylko sposób na zachowanie well-being, poprawę samopoczucia, obniżenie poziomu stresu, ale także szansa na zwiększenie efektywności oraz wyróżnienie się na rynku pracy, co zdaje się być atrakcyjne również dla pracodawcy. Jak przygotować firmę na taką zmianę i czy Polska jest gotowa, aby pójść w ślady Islandii, która zdecydowała się na taki krok już w 2015 roku? O plusach i minusach tego rozwiązania, podążaniu za innowacyjnością oraz nowoczesnym modelu zarządzania organizacją rozmawiałam z Hubertem Pokrowieckim, CEO Funktional – krakowskiej agencji, specjalizującej się w brandingu strategicznym oraz produktach cyfrowych.

Skąd pomysł na wprowadzenie 4-dniowego tygodnia pracy w Funktional?

Zawsze byłem otwarty na innowacje i testowanie nowych rozwiązań. Od jakiegoś czasu zacząłem zastanawiać się, co mogę zrobić, by poprawić efektywność zespołu, przy zachowaniu idei work-life balance, która jest mi bardzo bliska. W tym samym czasie głośno zrobiło się o firmach, które testowały 4-dniowy model pracy i zaobserwowały wzrost efektywności, poprawę zdrowia i samopoczucia, spadek poziomu stresu u pracowników. W biurze rozpoczęła się żywa dyskusja na ten temat – pomysł miał wielu zwolenników, ale pojawiły się też pojedyncze głosy sprzeciwu. Pomyślałem, że nie mamy nic do stracenia, a na pewno możemy wiele zyskać. Obietnica dłuższego weekendu wydała mi się bardzo obiecująca i przypomniała o pewnym artyście-grafiku, który od lat zna­j­duje się w czołówce najważniejszych wiz­jon­erów współczes­nej sztuki. Stefan Sagmeister, bo o nim tutaj mowa, uważa, że w pracy kreatywnej najważniejszy jest odpoczynek i czas na zresetowanie umysłu, dlatego co sie­dem lat zostawia swoje nowo­jorskie stu­dio i wyrusza na roczny odpoczynek w poszukiwaniu inspiracji. Nie mam póki co odwagi na tak drastyczne posunięcie, ale idea cotygodniowego długiego weekendu wydała mi się doskonałą alternatywą. Sam po sobie widzę, o ile wydajniejsza i bardziej jakościowa jest moja praca, gdy jestem wypoczęty i zrelaksowany. Kiedy mam wysoki poziom energii i plan działania, zakładający time-sloty i konkretne zadania, wtedy jestem w stanie w krótszym czasie zrobić o wiele więcej. Przy obecnym trybie pracy jest to jednak trudne… Ciągłe calle, spotkania, powiadomienia i niekończące się to-do’sy są wrogiem efektywności, co potwierdzają najnowsze badania. Chcemy przy okazji wprowadzania tej zmiany, znacznie zmienić sposób i mechanikę pracy, bazując na badaniach nad efektywnością oraz najnowszej wiedzy z zakresu neuronauki.

Co przekonało Cię do przetestowania takiego rozwiązania?

Specyfika naszej branży. Praca kreatywna wymaga inspiracji, przestrzeni, a czasem także czasu. Niektóre pomysły przychodzą do głowy od razu, inne natomiast dojrzewają i ewoluują. Mam świadomość, że w naszej branży problem wypalenia zawodowego jest bardzo duży, dlatego chciałbym zrobić wszystko, aby zapewnić swojemu zespołowi bezpieczną przestrzeń do rozwijania swojej kreatywności i pasji. Myślę, że dodatkowy dzień wolny dla wielu będzie okazją do złapania oddechu, zregenerowania umysłu i powrócenia do pracy z nowymi pomysłami i… podwójną dawką energii! Do przetestowania tego rozwiązania przekonały mnie także wyniki badań. W latach 2015-2019 Islandia przeprowadziła testy, w których wzięło udział 2,500 pracowników sektora publicznego. Odnotowano poprawę samopoczucia, spadek poziomu stresu oraz lepszą równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Z kolei firma Microsoft Japan zaobserwowała wzrost wydajności na poziomie aż 40%. Widzę w tym modelu pracy ogromny potencjał oraz możliwość zwiększenia efektywności naszego zespołu, co z biznesowego punktu widzenia przełoży się na rozwój organizacji oraz wzrost zysków. Będzie to też czas dla mnie i dla zespołu na rozwój i zdobywanie nowych umiejętności. W codziennej rutynie trudno jest znaleźć czas na poszerzanie kompetencji, na pewno wymaga to dużej dyscypliny. Ten dodatkowy dzień ma stworzyć na to przestrzeń i być zachętą do spędzania czasu aktywnie, nie tylko fizycznie, ale także intelektualnie.

Jak zespół zareagował na tę wiadomość?

Zespół od samego początku czynnie uczestniczył we wszystkich rozmowach oraz planach. Nie wyobrażam sobie, żeby było inaczej, ponieważ otwarta komunikacja jest dla mnie kluczowa podczas zmian organizacyjnych. Mogę śmiało stwierdzić, że była to decyzja obustronna. Dedykowany zespół opracował założenia i przygotował cały proces wdrożenia zmiany. Większość osób od samego początku była zachwycona tym pomysłem, ale pojawiły się też pewnie wątpliwości, co było naturalną reakcją na zmiany. Chciałem dać każdemu możliwość wypowiedzenia się na ten temat, dlatego powołałem kilkuosobowy zespół, który rozmawiał z poszczególnymi pracownikami, zbierał opinie oraz odpowiadał na pytania. Konsultacje rozwiały wszelkie wątpliwości i wszyscy jesteśmy zgodni, że warto przetestować 4-dniowy tydzień pracy, by sprawdzić, jakie przyniesie korzyści dla organizacji, klientów oraz całego teamu.

Skrócenie tygodnia pracy to wyzwanie organizacyjne. Od czego zacząć przygotowania do tak dużej zmiany?

Na samym początku postanowiłem zbadać aktualny poziom efektywności organizacji, by mieć punkt odniesienia do kolejnych analiz. Wspólnie z zespołem określiliśmy nowe zasady współpracy, wskaźniki efektywności oraz wdrożyliśmy narzędzia, które pomogą nam mierzyć efektywność pracy. Kolejnym krokiem było stworzenie planu, który umożliwi nam płynne przyjście na 4-dniowy system oraz zbudowanie strategii komunikacji, skierowanej do naszych klientów. Zależało nam na tym, aby nasi klienci nie odczuli zmiany na poziomie operacyjnym, lecz na poziomie naszej kreatywności oraz jakości realizacji. W mojej ocenie kluczem jest tutaj otwarta komunikacja z klientami. Już widzimy, że feedback dotyczący zmiany jest bardzo pozytywny. Klienci nam kibicują i sami są ciekawi efektów.

Badania jasno wskazują, że takie rozwiązanie poprawia produktywność. Jak będziesz mierzył efektywność pracy w modelu 4-dniowym, żeby sprawdzić, czy to na pewno działa?

W Funktional mamy bardzo dobrze zaprojektowaną infrastrukturę zarządzania projektami i bieżącą pracą. Z wieloma klientami pracujemy na podstawie rozliczenia godzinowego, dlatego przykładamy dużą wagę do skrupulatnego logowania czasu pracy nad każdym, nawet najmniejszym zadaniem. Sercem wspomnianej infrastruktury jest platforma Teamwork, która pozwala zaplanować pracę całego zespołu, liczbę i kolejność zadań. W każdy piątek (już niedługo będzie to czwartek) planujemy pracę na kolejny tydzień, podobnie jak rozdzielamy zadania na porannym standzie każdego dnia. Pracujemy w duchu metodologii Agile i sprintów. Realia są takie, że zawsze może coś nagłego się wydarzyć, co zmusza do szybkiej reakcji, ale staranne planowanie zapewnia większy komfort pracy i efektywność. Mamy bardzo dużą świadomość naszej pracy, a co najważniejsze – wiemy, jak ją mierzyć. To pozwala nam estymować każdy projekt i mieć pełen wgląd w efektywność jego egzekucji.

Jak zmieni się praca Twojego zespołu? Który dzień będzie dniem wolnym? Poniedziałek czy piątek? Czy po prostu pracownicy będą się wymieniali między sobą?

Wspólnie z zespołem ustaliliśmy, że dniem wolnym będzie każdy piątek. Od poniedziałku do czwartku będziemy pracować po 9 godzin, co pozwoli nam na zrealizowanie wszystkich projektów zgodnie z planem, ponieważ w skali tygodnia będziemy pracować tylko 4 godziny mniej. Ponadto będziemy skrupulatnie mierzyć czas pracy, skrócimy wszystkie spotkania o 30% oraz będziemy trzymać się wyznaczonych na cotygodniowym workloadzie zadań.

Jakie widzisz plusy w 4-dniowym tygodniu pracy?

Dla mnie jest to ciekawy eksperyment, który może zwiększyć efektywność pracy, poprawić samopoczucie pracowników oraz zapewnić nam przewagę konkurencyjną na rynku pracy. Jestem w trakcie rozbudowywania swojego zespołu i myślę, że dla nowych osób będzie to duży benefit, który może zaważyć o tym, że zdecydują się na podjęcie długofalowej współpracy. Dodatkowy dzień wolny umożliwi nam wszystkim realizowanie pasji, spędzanie więcej czasu z rodziną czy poszerzanie swojej wiedzy.

Czy dostrzegasz jakieś niebezpieczeństwa? Jest może coś, czego się obawiasz?

Moje obawy dotyczą przede wszystkim tego, czy faktycznie efektywność naszej pracy wzrośnie i czy taka zmiana nie odbije się negatywnie na naszej zdolności do generowania przychodów. Dla mnie i dla całego zespołu będzie to coś nowego, dlatego jestem gotowy na wszelkie przeciwności, które z pewnością pojawią się na naszej drodze. Mam jednak nadzieję, że odpowiednie przygotowanie oraz plan działania pozwolą nam przejść ten proces bezproblemowo i szybko dostosować się do nowej rzeczywistości, w której weekend zaczyna się już w czwartek po południu.

Czy taka zmiana wpłynie na współpracę z klientami? Jak klienci zareagowali na wiadomość, że w piątki nie będzie nikogo w biurze?

Opinia klientów jest dla nas bardzo ważna, dlatego zadbaliśmy o to, aby wprowadzić ich w ten temat i dać im możliwość wyrażenia swojej opinii. Chcemy, aby mieli poczucie bezpieczeństwa, dlatego stworzyliśmy strategię komunikacji, która uwzględnia badania satysfakcji, by mieć pewność, że ta zmiana nie wpłynie negatywnie na poziom zadowolenia ze współpracy. Wysłaliśmy oficjalne komunikaty, które informowały o naszych planach i poprosiliśmy o feedback. Odpowiedzi przerosły nasze najśmielsze oczekiwania! Klienci gratulowali nam odwagi, życzyli powodzenia w drodze do well-being i wyrazili chęć poznania wyników tego eksperymentu. Zdarzyły się także głosy, że to dla nich bardzo inspirujące i sami pracują nad skróceniem czasu pracy (na razie tylko w piątki). Reakcja klientów dodała nam skrzydeł, ponieważ trochę obawialiśmy się, czy ta zmiana nie będzie dla nich stresująca. Na szczęście zobaczyli w tym pomyśle to, co my – szansę na rozwój kreatywności i możliwość osiągnięcia jeszcze lepszych wyników przy zachowaniu balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.

Ostatnie pytanie, jakie masz plany na wolne piątki?

Jako tata dwóch małych dziewczynek i właściciel firmy mam bardzo mało czasu wolnego. Będzie to okazja do zrobienia wszystkiego, na co zawsze brakowało czasu. Do bycia „tu i teraz” i czerpania radości z małych, codziennych rzeczy. Nie mogę doczekać się piątków w towarzystwie żony i córeczek, a jeśli zostanie mi kilka godzin, poświęcę ten czas na zdobywanie nowych doświadczeń oraz rozwój osobisty – kursy, szkolenia, medytacje czy sport.

Dziękuję za rozmowę.